Politique de confidentialité

1. Responsable de la protection des renseignements personnels

Sylvie Cousineau, Responsable de la protection des renseignements personnels
Gestion Sylvie Cousineau Inc. — Hawkesbury, Ontario, Canada
Courriel : hello@sessionhubhq.com

2. Deux rôles distincts

Pour les renseignements des titulaires de compte et de leurs collaborateurs, nous agissons comme responsable du traitement.

Pour les renseignements que vous collectez au sujet de vos propres clients, membres et participants (inscriptions, formulaires, rendez-vous, contacts, progression dans un Parcours, publications de Communauté), l’organisation cliente demeure responsable de ces renseignements. Nous les traitons pour son compte, selon ses instructions et selon ces conditions, afin de fournir le service. C’est à l’organisation qu’il revient d’informer ses propres clients et d’obtenir les consentements nécessaires.

3. Catégories de renseignements traités

• Comptes et profils — nom, adresse courriel, mot de passe chiffré, organisation, rôle, préférences d’affichage, journaux de connexion.
• Contacts — nom, courriel, provenance, notes et étiquettes saisies par l’organisation.
• Participants aux événements — nom ou prénom (parfois facultatif), courriel d’inscription, statut d’inscription ou de liste d’attente, questions posées, votes, réponses aux sondages et quiz.
• Rendez-vous et réservations — coordonnées fournies, date et heure, type de rendez-vous, notes.
• Paiements et métadonnées de transaction — identifiants de session et de client Stripe, montant, devise, statut, produit acheté. Nous ne recevons ni ne stockons de numéro de carte.
• Parcours et progression — inscription à un Parcours, étapes complétées, dates, notes de suivi et échanges de coaching.
• Communauté et contenu membre — adhésions et Cercles, publications, commentaires, fichiers audio, signalements.
• Fichiers et ressources — images, documents, médias téléversés dans votre espace.
• Données d’usage et analytique — pages vues, provenance et paramètres de campagne, événements d’usage, identifiant de visiteur pseudonyme, adresse IP et agent utilisateur au moment de la requête, journaux techniques d’erreur.

4. Finalités

• Créer et sécuriser les comptes, gérer l’authentification et les rôles.
• Fournir les fonctionnalités demandées : événements, pages, rendez-vous, offres, Parcours, Communauté.
• Envoyer les courriels nécessaires au service (confirmations, rappels, notifications, sécurité).
• Gérer les abonnements, la facturation et la prévention de la fraude.
• Produire des statistiques d’usage et de performance pour l’organisation et pour améliorer le produit.
• Répondre au support et aux demandes légales, faire respecter les conditions.

Certaines fonctions d’assistance de SessionHub HQ peuvent utiliser des services d’intelligence artificielle pour générer des réponses, des résumés ou des suggestions. Lorsque ces fonctions sont utilisées, seules les données nécessaires à l’exécution de la demande sont transmises au fournisseur concerné, dans la mesure du possible.

Nous vous recommandons de ne pas soumettre inutilement de renseignements personnels sensibles dans les fonctions d’intelligence artificielle. L’utilisation de ces services est encadrée par les engagements contractuels et les politiques de confidentialité des fournisseurs technologiques concernés.

5. Conservation

Les renseignements liés à un compte sont conservés pendant la durée du compte. Nous visons la suppression opérationnelle des données du compte dans les 30 jours suivant sa fermeture, sous réserve des exceptions décrites ci-dessous. Certaines données peuvent être conservées plus longtemps lorsque cela est nécessaire pour les sauvegardes techniques (dont le cycle de rotation peut différer), les obligations fiscales et comptables, d’autres obligations légales, la prévention de la fraude, la gestion des litiges et rétrofacturations, ou pour faire respecter les conditions.

Les renseignements des participants et clients d’une organisation sont conservés pendant la durée du compte de cette organisation et selon ses instructions, puis suivent le même processus de suppression après fermeture.

6. Vos droits

Selon les lois applicables, vous pouvez demander l’accès à vos renseignements, leur rectification, leur suppression, le retrait de votre consentement, la portabilité de certaines données, ou déposer une plainte auprès de l’autorité compétente.

Pour exercer un droit, écrivez à hello@sessionhubhq.com en précisant votre demande. Nous pouvons devoir vérifier votre identité. Nous répondons aux demandes dans les délais prévus par les lois applicables. Si vos renseignements ont été saisis par une organisation cliente, nous vous réorienterons vers cette organisation, qui en demeure responsable.

7. Incidents de confidentialité

Nous maintenons un processus interne pour consigner et évaluer les incidents impliquant des renseignements personnels. Lorsqu’un incident présente un risque de préjudice sérieux, nous avisons les personnes concernées et les autorités compétentes conformément aux lois applicables, et nous informons les organisations clientes touchées afin qu’elles puissent remplir leurs propres obligations.

8. Fournisseurs et sous-traitants

SessionHub HQ s’appuie sur des fournisseurs technologiques spécialisés afin d’exploiter le service. Ceux-ci peuvent notamment intervenir pour :

• l’hébergement, la base de données, l’authentification et le stockage de fichiers;
• le traitement des paiements, notamment par Stripe;
• l’envoi de courriels transactionnels;
• certaines fonctions d’intelligence artificielle lorsque vous choisissez de les utiliser;
• l’affichage de contenus ou services externes que vous ou une organisation choisissez d’intégrer, comme YouTube, Vimeo, Bunny Stream ou Zoom, ainsi que le chargement des polices d’affichage du site public.

Ces fournisseurs n’ont accès qu’aux renseignements nécessaires à la prestation de leurs services et sont soumis à leurs propres obligations contractuelles et de confidentialité.

Les paiements par carte sont traités par Stripe. SessionHub HQ ne stocke pas les numéros complets de cartes de paiement.

L’analytique de SessionHub HQ repose principalement sur nos propres données d’utilisation. Nous n’utilisons pas de régie publicitaire pour vendre ou louer les renseignements personnels de nos utilisateurs.

9. Traitement à l’extérieur du Canada

Certains de nos fournisseurs technologiques peuvent traiter ou héberger des renseignements personnels à l’extérieur du Canada, notamment aux États-Unis ou dans d’autres juridictions où ils exercent leurs activités.

Lorsque des renseignements sont traités dans une autre juridiction, ils peuvent être soumis aux lois de cette juridiction et accessibles aux autorités conformément aux lois qui y sont applicables.

Nous sélectionnons nos fournisseurs en tenant compte de leurs pratiques de sécurité et de confidentialité et nous utilisons les mesures contractuelles et organisationnelles appropriées lorsque cela est requis.

10. Sécurité

Les mesures que nous appliquons sont décrites dans la page Sécurité et données. Aucun service en ligne ne peut garantir une sécurité absolue.

11. Modifications

Cette politique peut être mise à jour. La date de mise à jour figure en haut de la page et les changements importants vous sont signalés.